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Flujos de trabajo

Los flujos de trabajo (Workflows) se usan para hacer seguimiento al progreso de diferentes procesos empresariales con PolyPM. Para el desarrollo de estilos, pruebas de color en laboratorio, producción y más, al usar PolyPM puede definir las tareas que reflejan sus prácticas empresariales. Los flujos de trabajo permiten a la gerencia y los usuarios crear horarios, hacer seguimiento de la evolución del proceso y comunicarse al instante con las personas involucradas en dichos procesos.

Un flujo de trabajo es un conjunto de tareas que se agrupan. Las tareas son los diferentes pasos que se siguen para completar un proceso empresarial específico. En PolyPM, los flujos de trabajo se diseñan con un diagrama de flujo, lo que permite al usuario modelar el proceso fácilmente al visualizar gráficamente la estructura del flujo de trabajo. Los flujos de trabajo se pueden adjuntar a estilos, componentes, materias primas y órdenes de producción. Cada tarea en un flujo de trabajo tiene un tiempo específico para completarse y varios usuarios asociados a dicha tarea.

Con el software integrado de diagrama de flujo de PolyPM, los usuarios modelan el proceso empresarial al diagramar las tareas que necesitan realizarse, incluidos procesos paralelos, procesos de ruta alterna y procesos de aprobación. El flujo de trabajo se guarda en una plantilla de flujo de trabajo (Workflow Template). Cuando el usuario está listo para programar un proceso, entonces selecciona una plantilla de flujo de trabajo, edita dicho flujo si es necesario y programa las tareas comenzando el flujo de trabajo. El horario puede basarse en la fecha de inicio o de finalización. Se usa la cantidad de tiempo asignada a cada tarea para crear un horario que muestra la fecha programada (Schedule Date) y la fecha proyectada (Forecast Date) para cada tarea.

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A medida que se completa cada tarea, se actualiza la fecha proyectada, y se muestra una comparación paralela entre la fecha programada original y la fecha proyectada actualizada. Cuando una tarea se termina o está atrasada, se envían mensajes de inmediato a los usuarios respectivos para informarles del estado. Además, cuando se termina una tarea, se puede enviar un mensaje al usuario responsable de la siguiente tarea.

Al usar las diferentes características de flujo de trabajo, la gerencia puede evaluar el progreso total y, si es necesario, trasladar recursos o ajustar las prioridades. Los flujos de trabajo se convierten en una herramienta esencial de manejo para una empresa, pues ayudan a mantener horarios, evitar conflictos y balancear recursos.

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Características de los flujos de trabajo:

  • Definición gráfica de los flujos de trabajo con diagramas de flujo
  • Tableros de mandos gerenciales que resumen la evolución
  • Seguimiento del desarrollo de productos, desarrollo de materiales o producción
  • Mensajes automáticos a los miembros del equipo responsables de una tarea
  • Uso de rutas estándares, paralelas y alternas, y tareas de aprobación
  • Seguimiento de la producción para múltiples contratistas
  • Desarrollo de proyecciones y programación de tareas
  • Reprogramación de tareas y actualización de proyecciones
  • Alertas automáticas sobre tareas atrasadas
  • Horarios basados en fechas de inicio o finalización
  • Uso de múltiples flujos de trabajo al mismo tiempo
  • Desarrollo de informes de trabajo en proceso
  • Asignación de usuarios para aprobar, revisar y remitir a nivel superior
  • Uso de múltiples calendarios para miembros del equipo en varios países
  • Asignación de recursos para cada tarea
 
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